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对于职场的人士，电子邮件是工作往来的重要沟通方式，那么工作邮件的书写是否有一些规范可以遵循?使用中文书写和使用英文书写电子邮件需要注意哪些问题?本文为你提供一些参考。
以下内容不是规范，只是写邮件时的总结，请务必根据自己公司、团队的实际情况带入思考，内容过长，手工码字不易，为避免没耐心的人误为为我在写申论，先提炼一下观点 1.保证把事情说明白 2.在1的前提下，尽可能短 3.必要时可以罗嗦，不要为了短而短 4.HTML格式与txt格式的选择，跟团队保持一致即可 5.写完后考虑一下受众的阅读体验 6.让自己的邮件易于检索 7.由简入繁，后而化简 纯工作性质电邮的书写可以粗略分两个部分，思路和修辞。(这里先做一个区分，有一部分电邮是用来搞关系、扯皮、划分责任的，这些电邮的编写可以按照传统信的手法写) A-思路部分，有一些通用的原则可以作为书写的指导 1、“战地记者”原则 设想自己是一名战地记者，在弹雨纷飞的时候要报道当前的战况，在每说一句话都有可能有枪子儿找上脑门的时候，废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题是最合适的。比如说作为一个系统部署人员，要向一个主管技术的大领导汇报客户现场的一个重大问题，可以用这样的思路写：A系统B模块目前无法运行，部署日志见附件1，报错信息见附件2，客户端环境见附件3.客户要求24h内解决，否则将延迟上线。一句话将所有的重点信息浓缩起来，相关但冗长的技术信息用附件传递，可以保证对方在看到邮件后马上理解事情的起因经过以及可能的结果，这种情况下如果顾虑太多，仍然用“尊敬的领导”一类的套话起头和修辞的话，可能会导致对方遗漏重要信息。 保证对方第一眼就能看到电邮的目的。 2、“金字塔”原理 想象一下金字塔的典型构造。我认为所有电邮(甚至可以包括其他实用文章)都应该遵循这种结构：中心明确，分层叙事，逐层铺开。 关于金字塔原理的书籍，有一本同名的《金字塔原理》可以深入学习，这里只讲述一下我理解的具体概括法。(《金字塔原理》) a.先用战地记者原理过滤一下自己所想表达的内容。 找到少数的几个重点，然后再逐一筛减直到找到有且只有一个的中心，先将这个“点”暂时列为自己所有表述的最终目的。还是拿刚才的例子来解释，客户现场的重大问题，我需要告诉很多事情帮助对方判断，比如日志、报错信息、环境等等，但实际上仔细分析，这些东西都只是为了解决“系统部署失败”这个问题，而再仔细分析，解决“系统部署失败”后可以避免“系统延迟上线”，并且可以避免项目的失败、客户的不信任，最终将所有蛛丝马迹的问题都汇聚到一点“维持客户的信任”。 b.分析邮件接受者对于这个中心点的理解程度。 如果不言而喻，则降级到下一中心点，如果可能不甚理解，则保持这个中心点，围绕着它展开描述。对方是主管技术的大领导，对于“维持客户的信任”这一点自然能有足够的认识，因此降级，选择“项目失败”，同样有足够的共识，再降级“项目延迟上线”，在这一点上，大领导可能不会比现场人员有更清醒的认识，因为山高皇帝远，他能看到的实况有限，而自己的任务就是将这一实况以足够明显而肯定的方式汇报给对方，让他有足够的资源进行判断、协调资源，所以选定“项目延迟上线”这一点作为中心。 c.描述中心点最直接相关的一层信息。 项目延迟上线最直接相关的是“部署失败”，但部署失败只是个结果而不是过程，所以还需要继续描述为什么部署失败。通常做一件事有这么几方面信息，“我有什么资源做、怎么做的、出现了什么结果”，这三个方面就是部署失败的直接相关的信息。 d.继续描述“直接信息”的“直接信息”。 （责任编辑：晨鸿） |
