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距离高考也是越来越近,预计又有一大波职场大军接近。我们在找工作和真正的工作中，大家会经常接触电子邮件，下面是小编为大家准备的一份简明易懂的电邮使用指南。 截止至今年3月8日，电子邮件之父和@符号的发明者雷·汤姆林森去世之时，全球每天发送出去的邮件有 1990 亿封，至少有 10 亿用户在使用电子邮件。 电子邮件是一种全球统一认可的沟通方式，任何上网设备都能够接受。尽管如此，在不同地区对电子邮件的使用频率和使用偏好却不尽相同。在欧美，人们把电子邮件作为与友人分享信息的最常用载体——至少在 Facebook 出现之前是这样。之前几年的调查显示，新闻网站的文章被分享出去的最常用途径就是电子邮件。有时，他们只是在邮件里面简单的说一两句话，把邮件当短消息使用。 在日本，则是反过来把短信或曰彩信当邮件使用。因为早在功能手机时代，日本的手机就可以发表比 140 字的短信要长很多的信息，所以通过手机发送的专有格式邮件，成为日本人使用电子邮件的主要方式。而日本人动辄于一天内有上百封的留讯往来，基本上是把手机邮件当即时消息。 而在中国，则是一开始就进化到了信息沟通的终极阶段——即时消息。如果把我们的每一条即时消息，都算成是一条邮件的话，那么我们每天可能要发上千条“邮件”，比日本人更过分。比中国更晚，世界其他地区前几年开始也正在缓慢进入即时通信时代，电邮使用率在进一步下降。 1. 今日电邮的地位：正式的商务沟通工具和工作档案 习惯使用即时信息交流的人，还需要邮件吗？当然。电子邮件在职场至少能起到以下不可替代的作用： 跨部门联系的统一语言； 阐述难以简单用口头表达说明清楚的事项； 正式工作报告，日常请示和审批； 工作项目的历史档案； 展示责任、维护权益，作为意见不合时和争端解决的依据。 电子邮件的出现，打破了人际沟通在时间和空间上的限制。电子邮件的概念借自白纸黑字书写的邮件，而当年的邮件已经可以实现所谓“异步沟通”。但是一来一往可以长达几个月，信息的传输效率极低，根本不能作为可依赖的方式。因此在中间的过渡期还是需要电话这样的工具，使得人们不得不回到同步沟通。电子邮件的出现既免费又快速，真正使得异步沟通成为了可能。人们可以在收到邮件之后几个小时或者一两天之内进行回复，这个时间既不短又不会太长。 在空间上，人们以前要想打电话必须在固定的处所，收发邮件也需要有一个固定的信箱。而电子邮件的地址是随着人的身体携带的，尽管后来手机也实现了同样的目的，但电子邮件是一切的开端。同时，电子邮件也比其他的方式更早地实现了，即使不是在自己本人的设备上，也可以登录后查收属于自己的信息。 因此，对于现阶段的人来说，在确保邮件不会被过滤入垃圾邮件的前提下，电子邮件是一种比较保险和正式的沟通方式，商务往来中一般使用邮件作为沟通结果的存档。相对而言，比电子邮件还要保险的沟通方式应该是电话，打电话往往可以确保你联系到对方。但是因为电话很多时候都起到确认收到邮件与否的作用，所以有时并不是最正式的沟通手段。 2. 商务邮件的几条基本原则
谨记每一封邮件都是正式存档。 所以，不要在邮件中聊天。邮件作为沟通的成果固定，没必要给老板展示你们讨论问题的全过程。
（责任编辑：晨鸿） |
